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Ajouter un contact #

Dans ce nouveau chapitre de l’administration des contacts, vous allez apprendre à ajouter manuellement un contact dans votre application.

Pour ajouter un nouveau contact dans GestiClub, vous avez deux options pratiques selon votre point de départ :

  1. Depuis l’Écran d’Accueil : Sélectionnez  pour démarrer le processus d’ajout d’un nouveau contact depuis l’écran d’accueil.

  2. Depuis l’Espace de Travail : Cliquez sur dans l’espace de travail de la liste des contacts.

Une fois que vous avez accédé au masque de saisie, veuillez renseigner les champs requis dans les différents onglets.

Données personnelles #

  1. Filiation : Cette section est destinée à recueillir les données de contact des parents du membre, particulièrement utile pour les contacts mineurs.

  2. Membre : Ici, vous renseignez les données de base du contact, comme le nom, le prénom, et d’autres informations essentielles.

  3. Adresse : Cette section est consacrée à l’adresse du contact, incluant la rue, la ville, le code postal, et le pays.

  4. Vie Privée : Utilisez cette section pour indiquer si le contact accepte la publication de ses photos dans la presse ou sur les réseaux sociaux du club.

  5. Nationalité : Cette partie contient des champs relatifs à la nationalité du contact, tels que le numéro AVS, la langue parlée, et d’autres informations pertinentes.

  6. Contact : Ici, vous pouvez entrer les données permettant de contacter le membre, y compris jusqu’à trois numéros de téléphone et trois adresses email.

Inscription d’un membre mineur:

Lors de l’inscription d’un membre mineur (de moins de 18 ans) dans GestiClub, il est obligatoire de renseigner les données d’au moins un représentant légal.

Données club #

Dans cette section de GestiClub, seuls les champs activés dans les paramètres de l’application seront visibles.

Ces données sont exclusivement visibles et modifiables par les membres du comité du club. Elles comprennent des informations telles que les dates d’entrée et de sortie du club, les catégories en compétition, les tests obtenus, les droits d’accès et, le cas échéant, une signature autorisant l’envoi d’emails.

  1. Générales : Cette section est destinée à recueillir des informations fondamentales telles que la date d’entrée et de sortie du club, ainsi que les données relatives aux licences et au numéro J+S (Jeunesse et Sport). Ces informations sont essentielles pour le suivi administratif du membre au sein du club.

  2. Compétition : Ici, vous renseignez les données liées aux compétitions, comme les catégories dans lesquelles le membre participe et la présence d’une éventuelle Talent Card. Cette section est cruciale pour gérer la participation du membre aux activités compétitives.

  3. Tests Obtenus : Cette section est consacrée à l’enregistrement des tests obtenus par le membre. GestiClub permet de suivre quatre types de tests différents, facilitant le suivi des progrès et des qualifications du membre.

  4. Données GestiClub : Cette partie concerne spécifiquement les données utilisées dans l’application, telles que les droits d’accès et les signatures requises pour les membres du comité. Ces informations sont importantes pour la gestion des privilèges et des responsabilités au sein de l’application.

Listes de sélection #

Dans cette section spécifique de GestiClub, les champs qui apparaissent sont ceux qui ont été activés dans les paramètres de l’application.

Ces données sont strictement réservées aux membres du comité du club, assurant ainsi la confidentialité et la sécurité des informations. Elles incluent des détails importants tels que les statuts de membres, les groupes auxquels ils appartiennent, leurs fonctions au sein du comité, ainsi que les titres des fonctionnaires de compétition. Cette organisation permet une gestion précise et personnalisée des rôles et responsabilités au sein du club.

  1. Statuts de Membre : Dans cette section, vous trouverez les différents statuts de membres tels qu’ils ont été configurés dans les paramètres de l’application. Cela vous permet de catégoriser les membres selon leur statut au sein du club, en fonction des critères que vous avez établis.

  2. Groupe : Ici, vous pouvez assigner les membres aux différents groupes existants au sein du club. Cette fonctionnalité est utile pour organiser les membres en fonction de leurs activités, niveaux, âges, ou toute autre classification pertinente au fonctionnement du club.

  3. Fonction : Cette section est spécialement conçue pour les membres du comité. Vous pouvez y renseigner les différentes fonctions qu’un membre occupe au sein du comité du club, permettant ainsi un suivi clair des responsabilités et rôles de chacun.

  4. Panel : Cette partie est dédiée aux fonctionnaires de compétition tels que les arbitres, juges, etc. Elle est pertinente si votre club gère ces fonctionnaires, permettant ainsi d’identifier et de gérer les rôles de ces individus au sein de vos événements et compétitions sportives.

Données de facturation #

Dans cette section de GestiClub, vous prenez en charge la gestion des informations nécessaires à la facturation automatisée. Cette fonctionnalité est conçue pour vous faire gagner un temps précieux, en particulier lors de la facturation des cotisations, indépendamment de la fréquence d’envoi de ces factures.

  1. Facturation : Dans cette section, vous trouverez:

    1. Type d’Envoi : Vous pouvez choisir le mode d’envoi des factures, soit par email, soit par courrier postal. Cette option offre une flexibilité pour s’adapter aux préférences de communication de votre club et de ses membres.

    2. Arrangement de Paiement : Cette fonctionnalité permet d’envoyer des relevés de compte au lieu de rappels de paiement, offrant une approche plus personnalisée de la gestion des paiements en retard ou échelonnés.

    3. Membres en Pause : Cette option vous permet de ne pas envoyer de factures aux membres qui sont temporairement inactifs ou en pause dans le club. Cela garantit que la facturation est suspendue pour les membres qui ne participent pas aux activités du club pendant une certaine période.

    4. Cotisations : Vous avez la possibilité d’ajouter jusqu’à quatre lignes de facture et de remises pour chaque cotisation. La gestion de ces cotisations se fait dans les paramètres de facturation, permettant une personnalisation selon les besoins du club.

  2. Données Bancaires : Dans cette section, vous pouvez renseigner les coordonnées bancaires des membres pour faciliter les transactions financières telles que les paiements et les remboursements. Cette information est cruciale pour la gestion efficace des transactions financières au sein du club.

Enregistrer le nouveau contact #

Après avoir rempli tous les champs nécessaires pour un nouveau contact dans GestiClub, il est important de sauvegarder ces informations en enregistrant le nouveau membre.

La fonction « Doit valider son profil » est particulièrement utile. En cochant cette case, vous pouvez envoyer un email au nouveau membre lui demandant de valider son profil. Cette étape de validation est cruciale car elle permet au membre de se connecter à la plateforme GestiClub et d’accéder aux fonctionnalités selon les droits d’accès qui lui ont été attribués.

Cela garantit la sécurité des informations du membre dans le système.

Félicitations, vous venez d’ajouter votre premier contact à la liste des membres de votre club.

Dans le prochain chapitre vous apprendrez à modifier le profil d’un contact.

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