Ajouter les cotisations #
Dans ce chapitre dédié aux cotisations de votre club, vous allez apprendre comment ajouter des cotisations à votre club pour préparer la facturation automatisée.
Pour accéder aux paramètres de facturation sélectionnez sur l’écran d’accueil.
Sélectionnez ensuite « Gestion des cotisations » dans les paramètres de la facturation.
Vous aurez accès à la fenêtre des cotisations
Ajouter une cotisation #
Le processus d’envoi des factures de cotisations automatisée est un système complexe qui nécessite une bonne préparation.
GestiClub vous permet d’ajouter jusqu’à 4 lignes de factures pour l’envoi des cotisations automatisées.
Chaque ligne peut avoir une fréquence d’envoi différente permettant ainsi de facturer plusieurs aspects des cotisations à des périodes différentes.
Dans ce tutoriel nous allons imaginer que votre club facture un badge d’entrée payable 1X pour toute la saison, une participation aux nettoyages des vestiaires facturé semestriellement, Participation aux frais de la salle facturé trimestriellement et enfin la cotisation mensuelle.
Dans ce cas GestiClub enverra :
Facture contenant les 4 lignes de facture au premier mois.
2 factures contenant les cotisations, frais de nettoyage et frais de salle envoyées au semestre.
2 factures contenant les cotisations et frais de salle envoyées au trimestre. (2 factures sont envoyées au semestres)
7 factures mensuelles avec les cotisations
Il est important de comprendre que les lignes de factures sont envoyées selon la fréquence d’envoi programmée dans la cotisation.
Pour ajouter une cotisation sélectionnez
dans la fenêtre de Gestion des Cotisations.
Saisissez « Badge d’entrée de la salle » comme libellé dans les 3 langues.
(Si vous ne souhaitez pas faire de traduction, mettez simplement le libellé en Français dans les 3 champs)
Saisissez un montant de 50.00 comme tarif.
Saisissez la date de début de votre saison comme date d’envoi.
- Saisissez le compte de vente sur 3412 correspondant au compte « Cotisations issue des locations » dans le plan comptable par défaut.
Saisissez une fréquence d’envoi sur annuel
Saisissez la cotisation due sur « A la saison«
Répétez ces 7 points en modifiant les valeurs selon l’exemple ci-dessus.
Explications des champs spécifiques #
Le système de cotisation automatique de GestiClub est conçu pour gérer une variété de cas de figure, assurant une flexibilité et une précision optimales dans la facturation des cotisations :
Date d’Envoi : Vous pouvez définir des dates d’envoi différentes pour les cotisations, ce qui vous permet de différer l’envoi des factures pour certains groupes selon vos besoins.
Fréquence d’Envoi : GestiClub offre la possibilité d’envoyer les cotisations à différentes fréquences – mensuelle, trimestrielle, semestrielle ou annuelle – vous donnant ainsi la flexibilité de choisir l’option la plus adaptée pour votre club.
Cotisation Due : Le système calcule automatiquement la cotisation au prorata pour les nouveaux membres, selon plusieurs options :
À la Date d’Entrée : La cotisation est calculée dès le mois d’entrée du membre au club.
À la Demi-Saison : La cotisation est calculée sur la base d’une demi-saison.
À la Saison : La cotisation complète est due, quelle que soit la date d’entrée du membre dans la saison.