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Gérer les démissions #

Lorsqu’un membre choisit de quitter votre club, plusieurs questions importantes se posent.

  1. Que faire de ses éventuelles factures ouvertes ?
  2. Dans quelle catégorie de membres faut-il le reclasser ?
  3. Comment gérer ses cotisations en cours ?

 

Et bien GestiClub se pose toutes ces questions pour vous et y répond en fonction des informations dont il dispose!

Voici ce qui GestiClub fait pour vous:

  1. Vérification des Factures Ouvertes : GestiClub vérifie d’abord s’il existe des factures ouvertes au nom du membre. Si c’est le cas, l’application envoie automatiquement un relevé de compte pour régler ces factures.

  2. Reclassification du Membre : Ensuite, GestiClub déplace automatiquement le membre dans la catégorie des « membres anciens ». Cela permet de maintenir un registre à jour tout en reconnaissant l’histoire du membre avec le club.

  3. Suppression des Informations de Groupe et Facturation : Enfin, GestiClub supprime toutes les informations relatives aux groupes et à la facturation concernant ce membre. Cette étape vise à éviter l’envoi de communications ou de factures non souhaitées après son départ.

Ces actions automatisées vous feront gagner un temps precieux dans la gestion des démissions au sein de GestiClub, assurant un processus efficace et conforme.

Enregistrer une démission. #

Il y a plusieurs méthodes pour accéder à l’enregistrement d’une démission dans GestiClub :

  1. Dans la Liste des Membres : Pour enregistrer la démission d’un contact, localisez le membre ou l’entreprise souhaité dans la liste des membres, puis cliquez sur pour un membre ou sur pour une entrprise située à gauche de la ligne correspondante au contact.

  2. Dans le Profil d’un Contact: Lorsque vous consultez le profil d’un contact, vous pouvez lancer le processus de démission en cliquant sur pour un membre ou sur pour une entrprise situé en bas de la fenêtre du profil du membre.

 

Ces options offrent une flexibilité dans la gestion des profils des membres, permettant des modifications rapides et faciles depuis différentes sections de l’application.

Si les finances du membre sont en règle au moment de sa démission, GestiClub effectuera automatiquement plusieurs actions pour faciliter sa transition vers le statut de membre ancien :

  1. Ajout de la Date de Sortie : GestiClub ajoutera la date de sortie du membre dans ses données du club, marquant officiellement la fin de son activité courante.

  2. Suppression des Informations de Facturation : L’application supprimera toutes les informations de facturation associées au membre. Cette étape garantit qu’il ne recevra plus de factures de cotisations après son départ.

  3. Confirmation de la Suppression : Une fois ces actions complétées, GestiClub vous informera que le membre a été déplacé avec succès vers la catégorie des membres anciens et que toutes les actions nécessaires ont été effectuées.

Ces processus automatisés assurent une gestion efficiente et ordonnée des démissions, tout en réduisant le besoin d’intervention manuelle.

Si un membre qui démissionne a encore des factures impayées, GestiClub gère la situation de la manière suivante :

  1. Envoi d’un Rappel de Paiement : GestiClub envoie automatiquement un rappel de paiement au membre démissionnaire pour l’inciter à régler ses factures en souffrance.

  2. Envoi d’un Relevé de Compte au Trésorier : Parallèlement, un relevé de compte est envoyé au trésorier du club pour l’informer de la situation financière du membre.

  3. Ajout de la Date de Sortie : La date de sortie du membre est ajoutée dans les données du club, marquant officiellement la fin de son engagement actif.

  4. Suppression des Informations de Facturation : Toutes les informations de facturation sont supprimées pour éviter l’envoi de nouvelles factures de cotisations ou de prestations au membre démissionnaire.

  5. Information sur le Transfert : GestiClub vous informe que le membre a été transféré dans la catégorie des membres anciens. Cependant, le membre ne pourra être complètement supprimé du système tant que son compte n’aura pas été soldé.

Ces étapes garantissent que les questions financières sont traitées de manière appropriée tout en assurant un suivi précis des membres qui quittent le club.

Suppression d'un membre de GestiClub. #

La suppression définitive d’un membre dans GestiClub est conditionnée par le règlement intégral de toutes ses factures. Si un membre a des factures impayées, sa suppression du système n’est pas possible.

Il est important de noter qu’une fois un membre définitivement supprimé, cette action est irréversible. Vous ne pourrez pas réactiver un membre qui a été classé comme « Ancien » et ensuite supprimé. Cette politique souligne l’importance de s’assurer que toutes les démarches administratives et financières sont complètes et à jour avant de procéder à la suppression d’un membre.

Dans la Zone de recherche, sélectionnez le statut de membre « Anciens » puis dans la liste des membres sélectionnez le contact à supprimer et cliquez sur pour un membre ou sur pour une entrprise située à gauche de la ligne correspondante au contact pour supprimer définitivement le contact sélectionné.

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